Συνήθως ο μηχανικός που σχεδιάζει την πολυκατοικία, φτιάχνει και τον πίνακα “Οριζόντιας Ιδιοκτησίας” του ακινήτου. Ο πίνακας αυτός περιέχει τα στοιχεία κάθε διαιρεμένης ιδιοκτησίας του ακινήτου, όπως εμβαδόν, όγκος, αναλογούντες κοινόχρηστοι χώροι, ποσοστό επί του οικοπέδου κ.α. Στον ίδιο πίνακα καθορίζεται και η συμμετοχή κάθε ιδιοκτησίας στις κοινές δαπάνες του κτιρίου. Ο πίνακας αυτός είναι μέρος του συμβολαίου πού υπογράφεται από τον αγοραστή κατά την αγορά της ιδιοκτησίας και δεν μπορεί να μεταβληθεί παρά μόνο με συναίνεση όλων των συνιδιοκτητών και με νέα συμβολαιογραφική πράξη.

Κάθε ιδιοκτησία δεν έχει την ίδια συμμετοχή σε όλες τις δαπάνες. Ανάλογα με το είδος της δαπάνης διαφέρει και το πόστο συμμετοχής κάθε ιδιοκτησίας σ’ αυτή. Ένα διαμέρισμα π.χ. του 5ου ορόφου έχει μεγαλύτερη συμμετοχή στις δαπάνες ασανσέρ από ένα ίσου μεγέθους διαμέρισμα του 1ου ορόφου. Η δαπάνη θέρμανσης σε μία πολυκατοικία με αυτονομία θέρμανσης, δεν είναι μόνο ανάλογη με το μέγεθος του διαμερίσματος αλλά και με τις ώρες πού κάθε διαμέρισμα άναψε το καλοριφέρ του. Για τον λόγο αυτό η οριζόντια ιδιοκτησία κατατάσσει τις δαπάνες σε κατηγορίες ανάλογα με τον τύπο τους, ώστε να γίνεται δικαιότερη κατανομή τους στις ιδιοκτησίες..

Όλες οι δαπάνες που αφορούν κοινόχρηστους χώρους ή εγκαταστάσεις σε μία πολυκατοικία, ανεξάρτητα αν αφορούν ιδιοκτήτες ή ενοικιαστές, κατανέμονται ανάλογα με τα ΧΙΛΙΟΣΤΑ της σχετικής κατηγορίας στην οποία εμπίπτει η δαπάνη. Κατανομή σε ίσα μερίδια είναι άδικη και παράνομη. Στο σημείο αυτό η νομοθεσία είναι κάθετη και συγκεκριμένη, και μην ακούσετε οποιονδήποτε προσπαθήσει να σας πείσει για το αντίθετο. Αν πιστεύετε ότι μια δαπάνη πρέπει να κατανεμηθεί εξ ίσου, αυτό είναι τεκμήριο ότι η δαπάνη αυτή δεν αφορά τα κοινόχρηστα και κατ’ επέκταση ούτε τον διαχειριστή. Τέτοιες δαπάνες μπορεί να αφορούν εγκαταστάσεις ή εξαρτήματα που ενώ είναι τοποθετημένα έξω από την ιδιοκτησία, ωστόσο αποτελούν μέρος της. Π.χ. ηλεκτροβάνα, μετρητές θέρμανσης και ύδρευσης κ.α. Εξαιρείται η περίπτωση όπου έχει γίνει αντίθετη ρητή και συγκεκριμένη πρόβλεψη στον κανονισμό της πολυκατοικίας. Αυτό όμως είναι εξαιρετικά σπάνιο, και η εφαρμογή του πρέπει να γίνεται με προσοχή.

Εάν η οικοδομή έχει κανονισμό τότε ακολουθούμε ότι αναφέρεται στον κανονισμό. Εάν όχι, τότε σύμφωνα με το νόμο 3741/29 όλες οι κοινόχρηστες δαπάνες (πετρέλαιο, καθαρίστρια, ανελκυστήρας, ΔΕΗ, ΔΕΥΑΔ, κτλ) κατανέμονται σύμφωνα με τα τετραγωνικά μέτρα του κάθε διαμερίσματος. Παρόλα αυτά ο νόμος αυτός μπορεί να παραλειφθεί στην περίπτωση που υπάρχει ομόφωνη απόφαση όλων των ιδιοκτητών της οικοδομής.